Acquisizione e Distribuzione dei Documenti
Il software di gestione dei documenti DocuWare fornisce soluzioni di gestione dei documenti nel cloud e nel flusso di lavoro
Ti consente di digitalizzare, proteggere e lavorare con i documenti aziendali, quindi ottimizzare i processi che alimentano il cuore della tua attività.
Rimuovendo il tempo sprecato e l'incertezza dai tuoi processi, il tuo team è libero di concentrarsi sul lavoro che guida la produttività e il profitto. DocuWare è perfetto per i team distribuiti e remoti che devono operare alla massima produttività. Gestisci ciò che conta in DocuWare, la casa più intelligente per i tuoi documenti.
La casa più smart per i tuoi documenti
Soluzioni per la gestione dei documenti e l'automazione del flusso di lavoro per le aziende che necessitano di informazioni sicure, conformi, utilizzabili e accessibili, da qualsiasi dispositivo, sempre e ovunque.
Cosa significa realmente digitalizzazione e come realizzarla in maniera ottimale?
Vediamo di fare chiarezza
Possiamo definire la gestione documentale come il corretto e organizzato controllo dei documenti nel loro cosiddetto “ciclo di vita” che parte dalla produzione dello stesso, l’archiviazione, la conservazione, la consultazione ed infine la distruzione.
Numerose ricerche di mercato dimostrano che l’organizzazione dei documenti sta diventando un processo strategico nelle aziende, sia che si tratti di una piccola-media impresa che nel caso di grandi realtà!
Cosa si intende per dematerializzazione dei documenti?
La dematerializzazione è un processo attraverso il quale un documento cartaceo viene convertito in un formato digitale, in un’ottica di conservazione e fruizione rapida dello stesso!
Come gestire dunque digitalmente i documenti?
Vediamo di dare qualche consiglio….
È la primissima cosa da fare quando si tratta di creare un archivio digitale.
Per una questione di ordine e catalogazione, sarebbe preferibile creare degli archivi tematici (ad esempio, “fatture”, “ordini approvati”, “documenti in uscita”). Così, sarà molto più semplice selezionare i file che poi dovranno far parte dell’archivio.
Quando si creano o si archiviano file è bene dar loro un nome che:
- Sia conciso;
- Identifichi in maniera chiara il contenuto del file;
- Faccia parte di un sistema di nomenclatura.
Un’altra buona prassi nella nomenclatura dei file è inserire la data in cui il file è stato creato.
Scegliere e dare un nome ai file sono i primi due passi. Adesso, bisogna individuare delle categorie, semanticamente omogenee e ben distinte l’una dall’altra, che permettano di archiviare i diversi documenti in maniera univoca.
Quest’operazione è fondamentale per reperire facilmente i documenti di cui, di volta in volta, si ha bisogno.
Anche il sistema di catalogazione più coerente e completo non è mai esente da questo tipo di errore.
Per avere un archivio digitale che sia pienamente efficiente, uno dei principali strumenti a disposizione di tutti è il protocollo informatico.
Infine, il più prezioso dei consigli.
Per creare un archivio digitale, non basta ricorrere a un software di archiviazione freeware ed essere pronti a cimentarsi in questa prova.
Perché un’azienda o uno studio, per la corretta digitalizzazione e archiviazione dei documenti, necessita di un sistema che sia affidabile, adeguato alle proprie esigenze e che permetta di reperire, in poco tempo, il documento di cui si ha bisogno.
E questa trasformazione come può avvenire nel tuo ufficio?
La soluzione per il tuo ufficio?
Te la diamo noi! Dimenticati di tutti i problemi!
Cioè che ti serve é “Docuware“, un software di archiviazione documentale che ti garantirà una perfetta gestione ed organizzazione efficiente dei documenti.
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